Cadeia de Custódia na Prática: como garantir a rastreabilidade do ativo do escritório ao destino final.

Você agenda a troca do parque de notebooks, servidores e MFDs. Caixas, etiquetas, elevador de carga, docas. Muita gente mexendo, vários terceiros envolvidos. Em operação assim, um ativo “desaparecer” por 20 minutos é o suficiente para gerar dúvida na auditoria. O antídoto é Cadeia de Custódia: um processo simples na forma, rigoroso na execução, que prova quem teve posse de cada ativo, quando, onde e sob qual condição — do escritório ao destino final (wipe, destruição física ou reciclagem).

A seguir, um guia prático para tirar a Cadeia de Custódia do papel e transformar o descarte de TI em um processo auditável, com SLA claro e documentação pronta para LGPD/PNRS e padrões como R2v3/ISO 14001.

1) O que é Cadeia de Custódia — e por que ela decide a auditoria

Definição curta: trilha documentada e assinada de posse e condição do ativo em cada etapa da jornada (coleta → transporte → processamento → destinação), vinculada ao número de série/IMEI/asset tag.

Por que importa:

• LGPD: demonstra controle no manuseio de dados (antes da eliminação).

• PNRS/ESG: comprova destinação ambientalmente adequada.

• Auditoria: evita lacunas de tempo/posse; permite conciliar inventário × CDF.

2) Papéis e responsabilidades (clareza que evita ruído)

• Controlador (empresa): dono dos dados/ativos; aprova políticas e recebe evidências.

• Operador/Fornecedor (ex.: Speedy Corporate): executa coleta, transporte e processamento; emite documentação.

• Responsável técnico: assina relatórios (wipe/destruição) e CDF.

• Testemunhas/Conferentes (opcional): validam amostragem, lacres e contagens.

Regra de ouro: uma etapa = um responsável nomeado + assinatura (física ou digital).

3) Fluxo ponta a ponta — checkpoints e evidências (passo a passo da Cadeia de Custódia)

3.1 Pré-coleta (no escritório)

1. Inventário: planilha/CSV com asset tag + nº de série/IMEI + status de criptografia.

2. Etiquetagem e lacre: ID único (QR/RFID), fotos do estado do ativo e do lacre.

3. Check-out de origem: assinatura no Termo de Custódia + hora/data + local + responsável.

   
   

3.2 Transporte (rota controlada)

4. Manifesto de carga: volumes, lotes, placas do veículo e rota planejada.

5. Check-in/out: timestamps em retirada, partida, chegada (com responsável).

6. Guarda temporária (se houver): registro de área, vigilância e acesso restrito.

   
   

3.3 Processamento (wipe/destruição/reciclagem)

7. Área controlada: acesso por crachá, câmeras e segregação de fluxos.

8. Execução:

   • Wipe sanitizado → logs por lote + amostragem validada.

   • Destruição física → rastreio por série + fotos/vídeo.

9. Conciliação: inventário inicial × lote processado (tratamento de exceções).

   
   

3.4 Encerramento e auditoria

10. CDF por lote: método, séries, data, local, responsável técnico.

11. Dossiê: Termo de Custódia assinado, manifestos, logs, fotos, planilhas.

12. Relatório ESG (quando aplicável): taxa de desvio de aterro e reciclagem.

Evidências mínimas por etapa: assinatura + timestamp + local + fotos (quando houver) + vínculo ao ID do ativo.

4) Tratamento de exceções (onde as auditorias encontram falhas)

• Série ausente ou ilegível → criar ID substituto, fotografar e justificar no dossiê.

• Mídia defeituosa (sem wipe possível) → destruição física e registro do porquê.

• Divergência inventário × lote → abrir não conformidade (NC) com causa/ação.

• Lacre rompido → recusar recebimento, re-etiquetar, registrar ocorrência.

5) KPIs e controles (o que medir para melhorar)

• Rastreabilidade 100% (ativos com série conciliada).

• Tempo médio por checkpoint (retirada→chegada→processamento→CDF).

• SLA do CDF (ex.: D+2 após processamento).

• Taxa de exceções/NCs por lote (<2%).

• Desvio de aterro (% de materiais reciclados/reaproveitados).

6) Amostra de Termo de Cadeia de Custódia (copiar e adaptar)

Título: Termo de Cadeia de Custódia — Lote [XXXX]

Controlador: [Razão Social] · CNPJ [ ]

Operador: [Speedy Corporate] · CNPJ [ ]

Origem: [Endereço completo]

Destino/Processo: [Wipe / Destruição / Reciclagem] · Local: [ ]

Data/Hora da Retirada: [//____ :]

Responsável na Origem (nome/cargo): [ ] — Ass.: ____________________

Responsável pela Coleta (nome/cargo): [ ] — Ass.: ____________________

Itens do Lote (anexo planilha com séries/asset tags)

• Quantidade total: [ ]

• Séries/IMEI/Asset tags: [arquivo anexo]

• Observações (estado/lacres/fotos): [ ]

Transporte

• Veículo/Placa: [ ] · Rota: [ ] · Checkpoints (timestamps): [ ]

• Ocorrências (se houver): [ ]

Processamento

• Método: [Wipe sanitizado (ferramenta/parâmetros/logs anexo) | Destruição física (equipamento/fotos anexo)]

• Data/Hora de execução: [ ]

• Responsável técnico: [ ] — Ass.: ____________________

Encerramento

• CDF nº: [ ] · Data de emissão: [ ]

• Documentos anexos: [Termo assinado, Manifesto, Logs, Fotos, Planilha de séries, CDF]

Declaro que as informações acima refletem a posse, condição e movimentação dos ativos do lote [XXXX], do ponto de origem ao destino final, para fins de auditoria (LGPD/PNRS).

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