Checklist Essencial: 10 passos para preparar o escritório antigo para a equipe de mudança.

Você olha ao redor e vê estações cheias, cabos, arquivos, copas com ítens soltos e salas de reunião ocupadas até tarde. A data da mudança está marcada — e a janela de operação é curta. O segredo para atravessar essa fase sem caos é preparar o terreno: quando o escritório antigo está pronto, a equipe de mudança entra, executa e sai — e o seu time volta a operar no próximo dia útil (downtime zero).

Abaixo, um passo a passo prático para deixar tudo redondo antes da chegada da Speedy Corporate.

1) Nomeie um “comando de mudança” e publique o runbook

• Defina responsáveis por área (TI, Facilities, Administrativo).

• Runbook: quem aciona quem, ordem de desligamentos, horário da doca, contatos de emergência.

• Canal oficial (grupo/chat) para updates em tempo real.

2) Congele mudanças e marque a “linha de corte”

• Change freeze de TI (deploys, swaps de máquina, obras internas) 7 dias antes.

• Checklist de pendências (chamados, reparos, materiais) com DRI/owner definido.

3) Inventário completo e padronizado (a base do downtime zero)

• Planilha única com: asset tag/serial, categoria, usuário/área, status de criptografia, periféricos.

• Bloco TI: estações, monitores, docks, impressoras, telefones, APs.

• Bloco Facilities: mesas, cadeiras, armários, TVs, quadros, eletros.

• Identifique volumes especiais (cofre, racks, mídias, obras de arte).

4) Etiquetas e lacres por lote (QR/ID)

• Gere QR/ID único por estação/lote; cole na frente e na lateral das caixas.

• Cores por andar/equipe para leitura rápida.

• Lacre numerado para volumes sensíveis; fotografe na aplicação.

5) “Malas prontas” por área (kits e insumos)

• Kits de embalagem (caixas, fitas, zip locks, mantas) distribuídos 3–5 dias antes.

• Copa e arquivos: caixas temáticas (Copa, Financeiro, Jurídico) com lista de conteúdo na tampa.

• Lixo e doação: pontos e horários definidos para retirada.

6) TI: backup, desligamentos e preparação de cabos

• Backups/restore points definidos; teste de amostra (2–5%).

• Desligamento guiado: fotos da traseira da estação, agrupando cabos por usuário dentro da caixa.

• Etiquetas de rede/energia por posição — facilita a reinstalação.

7) Equipamentos especiais e confidenciais

• Racks/servidores: agende janela noturna; defina ordem de shutdown e prioridade de carga.

• Mídias/dados: cadeia de custódia com lacre e assinatura; se houver descarte, prever wipe/destruição no novo endereço (ou na origem).

• Obras/itens frágeis: embalagem reforçada e marcações “FRÁGIL”.

8) Logística de doca, elevadores e acessos

• Reserva formal da doca e do elevador de carga com o condomínio.

• Janela 24/7 (noturno/final de semana) confirmada por escrito.

• Percurso interno mapeado (rota sem degraus, portas liberadas, proteção de piso e cantos).

9) Higienização e segurança do trabalho

• Remova obstáculos de corredores; sinalize áreas interditadas.

• EPI e trechos protegidos (plástico corrugado/mantas) definidos.

• Limpeza final das áreas esvaziadas para vistoria/entrega do imóvel

10) Briefing final “T-24h” com a equipe de mudança (walkthrough)

• Walkthrough no escritório com o líder da Speedy Corporate: conferência de inventário, etiquetas, rota, doca, horários.

• Plano de contingência (chuva, falta de energia, elevador).

• Critérios de aceite na origem (checklist de saída) e no destino (checklist de entrada).

Itens que aceleram a remontagem (e reduzem reabertura de chamados)

• Fotos da posição dos cabos por estação.

• Kit de primeiros socorros de TI no destino (extensões, filtros de linha, patch cords sobressalentes).

• Mapa de layout por andar com as posições numeradas (bate com a etiqueta da caixa/usuário).

• Caixa “Day-1” por equipe (insumos essenciais, materiais de escritório, limpeza rápida).

O que a Speedy Corporate leva pronto para você

• Roteiro de desmontagem e etiquetagem por setores.

• Inventário digital por QR/ID e conferência na carga/descarga.

• Time 24/7 em janelas críticas, com runbook alinhado à TI.

• Cadeia de custódia para ativos sensíveis, quando houver.

• Checklists de origem/destino e aceite documentado.