Como organizar a mudança de 100 posições em 48 horas”: o cronograma detalhado para Facilities.

Você tem 100 posições para sair do endereço A e ligar no endereço B em 48 horas — sem estourar janela de doca, sem quebrar elevador de carga e sem travar TI na segunda-feira. O segredo não é “força-tarefa”; é cronograma com ondas, inventário por QR/ID e SLA de execução claro. Abaixo está um roteiro prático para Facilities coordenar a operação com downtime zero no primeiro dia útil seguinte.

1) Premissas do projeto (ajuste à sua realidade)

• Escopo: 100 posições (PC/notebook + 2 monitores + dock + periféricos) + 2 salas de reunião + copa + pequena impressão.

• Janelas: operação 24/7 (noite e fim de semana), doca e elevador de carga reservados.

• Ondas: 2 ondas de 50 posições (reduz risco e congestionamento).

• Inventário: planilha mestre + etiquetas QR/ID por posição/volume.

• Transporte: 2 veículos box com proteção de carga; rotas mapeadas.

• Aceite: checklist de origem e checklist de destino, com critérios de ligar & testar.

2) Recursos & RACI (quem faz o quê)

Pessoas (turno noturno + diurno)

• Líder de Operação (Speedy) — DRI do cronograma, decide contingência.

• Facilities (cliente) — janelas, doca, elevadores, proteção de rotas, chaves.

• TI (cliente) — runbook, desligamentos, testes, liberações de rede/energia.

• Time de Embalagem/Movimentação (Speedy) — desmontagem, proteção, carga/descarga.

• Time de Remontagem (Speedy + TI) — reinstalação, cabeamento, ergonomia e testes.

  
  

RACI resumido

• Inventário/QR: R (Facilities) / A (Speedy) / C (TI) / I (Compras)

• Desmontagem/Embalagem: R (Speedy) / A (Líder Speedy) / C (TI) / I (Facilities)

• Transporte/Rotas: R (Speedy) / A (Líder Speedy) / C (Facilities) / I (Segurança predial)

• Remontagem/Testes: R (Speedy + TI) / A (TI) / C (Facilities) / I (Usuários-chave)

3) Cronograma de 48 horas (organizar a mudança faixas operacionais)

Meta: 100% das posições reinstaladas e testadas em H+44, com H+4 reservadas para ajustes finos/limpeza/aceite.

H–48 a H–42 (Preparação final – Endereço A)

• Briefing de segurança e walkthrough.

• Conferência do inventário/QR e malas Day-1 (insumos essenciais).

• Proteções (piso/cantos/porte-cochère) e zonas de staging definidas.

H–42 a H–36 (Etiquetagem e pré-embalagem – A)

• Etiquetas QR/ID por posição (estações e periféricos).

• Fotos da traseira (mapeamento de cabos) e lacre de volumes sensíveis.

• Separação por Onda 1 (50) e Onda 2 (50).

H–36 a H–30 (Desmontagem Onda 1 – A)

• Desconexão guiada (runbook TI), agrupamento de cabos por usuário.

• Embalagem com mantas e cantoneiras; check-out no QR (app).

• Carga Veículo 1; manifesto de carga emitido.

H–30 a H–24 (Transporte 1 + Preparação B)

• Veículo 1 em rota; Veículo 2 posiciona para Onda 2.

• No Endereço B: proteção de rotas internas, liberação de salas e layout impresso por setor.

H–24 a H–18 (Desmontagem Onda 2 – A / Descarga Onda 1 – B)

• A: desmonta Onda 2 (50).

• B: descarrega Onda 1, posiciona por mapa de layout, inicia remontagem mecânica (mesas/monitores/docks).

H–18 a H–12 (Remontagem Onda 1 – B / Transporte 2)

• Cabeamento energia/rede por posição; ergonomia (altura/angulo).

• Transporte 2 sai de A para B com Onda 2.

H–12 a H–6 (Descarga + Remontagem Onda 2 – B)

• Descarga, posicionamento e remontagem da Onda 2.

• TI liga amostra de 10% para teste de fumaça (boot, rede, periféricos).

H–6 a H–2 (Testes & Qualidade – B)

• Testes 100%: vídeo, teclado/mouse, rede, VOIP/softphone, impressão compartilhada.

• Correções de cabos, substituições rápidas, etiquetagem final.

H–2 a H–0 (Limpeza & Aceite – B)

• Limpeza fina, retirada de resíduos e proteções.

• Checklist de aceite no destino por setor (assinaturas).

• Liberação para uso.

SLA Speedy Corporate (execução típica): cronograma validado por escrito, líder on site 24/7, checkpoint a cada 90 minutos, relatório por hora durante as 48h.

4) Checklists críticos (para não travar a janela)

Origem (A)

• ( ) Inventário fechado (QR/ID = 100 posições)

• ( ) Fotos de cabos por estação

• ( ) Doca/elevador confirmados por escrito

• ( ) Áreas protegidas e rotas livres

Destino (B)

• ( ) Layout impresso por setor/posição

• ( ) Ponto de rede/energia por posição liberado

• ( ) Kits de cabos/patch sobressalentes

• ( ) Sala “War Room” com café, ferramentas e insumos

5) Critérios de aceite (ligar & testar)

• Cada posição: liga, autentica na rede, abre navegador/ERP, imprime (se aplicável).

• Salas de reunião: TV/projeção, HDMI/USB-C, conferência (Teams/Zoom).

• Impressão: pelo menos 1 impressão por setor.

• Registro: planilha de aceite com QR/ID e assinatura do responsável do setor.

6) Matriz de risco & contingência

7) KPIs operacionais (acompanhar a cada 90 min)

• Progresso por onda (% de posições desmontadas/montadas/testadas).

• Cumprimento de checkpoints (≥ 95%).

• Incidentes por 100 posições (< 3).

• Tempo médio de teste por posição (alvo: ≤ 6 min).

• Satisfação do setor (aceite sem ressalvas) (≥ 95%).

O que a Speedy Corporate organizar a mudança e entrega para viabilizar as 48h

• Time 24/7 dimensionado para 2 ondas simultâneas.

• Inventário por QR/ID com check-in/out em carga e descarga.

• Proteção de rotas, ergonomia e cabelamento organizado.

• Relatório por hora e ata de aceite por setor ao final.